Version v1.0 — Vigente desde el 23 de junio de 2026

Politica de Tratamiento de Datos Personales

1. Identificacion del Responsable

2. Definiciones

• Dato personal: Cualquier informacion vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operacion sobre datos personales (recoleccion, almacenamiento, uso, circulacion, supresion).
• Responsable del tratamiento: Holmartech S.A.S., quien decide sobre la finalidad y el tratamiento de los datos.
• Encargado del tratamiento: Terceros que realizan tratamiento por cuenta del responsable (ej: Amazon Web Services).
• Autorizacion: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.

3. Principios Rectores

El tratamiento de datos personales se rige por los principios de:

• Legalidad: Cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y normas complementarias.
• Finalidad: Los datos se recolectan para fines legitimos, informados al titular.
• Libertad: El tratamiento requiere autorizacion previa del titular.
• Veracidad: La informacion sera completa, exacta y actualizada.
• Transparencia: El titular puede conocer la existencia del tratamiento en cualquier momento.
• Seguridad: Se implementan medidas tecnicas y organizativas para proteger los datos.
• Confidencialidad: Quienes intervienen en el tratamiento estan obligados a garantizar la reserva de la informacion.

4. Datos que Recolectamos

Administradores y coordinadores (usuarios de la plataforma web)

• Correo electronico, nombre, telefono
• Nombre de la empresa, NIT
• Datos de facturacion (plan, metodo de pago)

Tecnicos / Ejecutores (usuarios de la app movil)

• Nombre, correo electronico, telefono
• Especialidad, zona geografica, numero de certificacion
• Ubicacion GPS (solo durante ejecucion activa de ordenes de trabajo)
• Token de dispositivo (para notificaciones push)

Clientes de los tenants (registrados por el admin/coordinador)

• Nombre, telefono, direccion, persona de contacto
• Nota: El tenant es el Responsable del Tratamiento de los datos de sus propios clientes.

5. Finalidades del Tratamiento

• Prestacion del servicio SaaS de gestion de servicios tecnicos
• Asignacion, seguimiento y completacion de ordenes de trabajo
• Envio de notificaciones operativas (push, email, WhatsApp)
• Generacion de reportes PDF de servicio
• Facturacion y cobro de suscripciones
• Soporte tecnico y atencion de solicitudes
• Mejora continua de la plataforma
• Cumplimiento de obligaciones legales y contractuales

6. Derechos de los Titulares

De conformidad con el Articulo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:

• Conocer: Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
• Actualizar: Solicitar la actualizacion de sus datos cuando esten incompletos o inexactos.
• Rectificar: Solicitar la correccion de la informacion tratada.
• Solicitar supresion: Solicitar la eliminacion de sus datos cuando no sea necesario su tratamiento o cuando se haya superado la finalidad.
• Revocar la autorizacion: Solicitar la revocatoria del consentimiento otorgado, salvo disposicion legal que impida la supresion.
• Presentar quejas: Ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por violaciones a la ley.

7. Procedimiento para Ejercer sus Derechos

La solicitud debe incluir: nombre completo del titular, identificacion, descripcion de los hechos, direccion de contacto y documentos de soporte si aplica.

8. Seguridad de la Informacion

Implementamos medidas tecnicas y organizativas para proteger los datos personales:

• Cifrado en transito (TLS 1.2+) y en reposo (AES-256)
• Aislamiento multi-tenant: cada empresa solo accede a sus propios datos
• Control de acceso basado en roles (admin, coordinador, tecnico)
• Autenticacion con AWS Cognito (MFA disponible)
• Monitoreo continuo con AWS CloudWatch y X-Ray
• Backups automaticos con Point-in-Time Recovery

9. Transferencias y Transmisiones Internacionales

Sus datos pueden ser transmitidos a los siguientes encargados del tratamiento:

Las transferencias internacionales se realizan bajo clausulas contractuales que garantizan niveles adecuados de proteccion conforme al Articulo 26 de la Ley 1581 de 2012.

10. Vigencia y Modificaciones

• Version: v1.0
• Fecha de entrada en vigencia: 23 de junio de 2026
• Retencion de datos: Los datos personales se conservan mientras exista la relacion contractual o mientras sea necesario para cumplir obligaciones legales. Posterior a la terminacion, se conservan por un periodo maximo de 5 anos para fines legales.
• Modificaciones: Cualquier cambio material a esta politica sera notificado a los titulares por correo electronico con al menos 10 dias de anticipacion.

Para cualquier consulta sobre esta politica, escribanos a datos@holmartech.com.